Retenues sur le salaire

Règles de base

Le Code permet que certaines retenues légales soient faites sur le salaire d’un employé. Le montant de chaque retenue, et la raison de la retenue, doivent être indiqués sur le talon de paye de l’employé.

Les employeurs ne peuvent effectuer des retenues sur le salaire d’un employé que si la retenue est :

• légalement requise, comme l’impôt fédéral et provincial, les cotisations au Régime de pensions du Canada, les cotisations à l’assurance-emploi ou une retenue d’un saisi du tribunal
  • Les employeurs n’ont pas besoin d’une autorisation écrite de l’employé pour ce type de retenue.
• un remboursement d’un trop-payé dû à une erreur de calcul de la paie.
  • Les employeurs n’ont pas besoin d’une autorisation écrite de l’employé pour ce type de retenue. Toutefois, ils doivent fournir à l’employé un avis écrit avant d’effectuer la retenue.
  • Les employeurs ne peuvent effectuer une retenue que pour des erreurs survenues au cours des six derniers mois. Cependant, si l’employé donne une autorisation écrite, des retenues pour des erreurs plus anciennes peuvent être effectuées.
• un remboursement de la paie de vacances versée à l’employé avant qu’elle ne soit gagnée.
  • Les employeurs n’ont pas besoin d’une autorisation écrite de l’employé pour ce type de retenue. Toutefois, ils doivent fournir à l’employé un avis écrit avant d’effectuer la retenue.
• autorisée par une convention collective (p. ex. convention avec un syndicat)
• autorisée par écrit par l’employé

Lorsqu’ils commencent leur emploi, les employés peuvent convenir par écrit des retenues ci-après :

• régimes de pension de l’entreprise
• régimes d’assurance dentaire
• fonds sociaux
• régimes enregistrés d’épargne-retraite

Ressources

• Vérification facile – Paiement du salaire
• Trousse d’outils sur les normes d’emploi à l’intention des employeurs – Module 2 : Paiement du salaire, comprenant :
  • Exemple de talon de paye
  • Exemples de formulaires d’autorisation de retenues sur la paie
• Webinaire – Paiement du salaire
• Guide sur les normes d’emploi à l’intention des employés

Retenues pour les repas et l’hébergement

Repas et hébergement

Les employeurs peuvent, sous réserve de l’autorisation écrite de l’employé, réduire le salaire de l’employé en deçà du salaire minimum d’un montant maximum de :

• 4,41 $ pour chaque journée où l’employeur prend en charge l’hébergement de l’employé
• 3,35 $ pour chaque repas consommé par l’employé; des retenues ne peuvent pas être faites pour des repas non consommés

Retenues non autorisées

Un employeur n’est jamais autorisé à effectuer certaines retenues, quelles que soient les circonstances. Les retenues interdites comprennent notamment les suivantes :

Uniformes

Aucun employeur ne peut réduire le salaire de l’employé pour couvrir les frais de son uniforme. Les retenues pour les uniformes ne sont pas autorisées, notamment les coûts associés à l’achat, à l’utilisation, à la location, au nettoyage ou à la réparation d’un uniforme, ou tout autre article vestimentaire particulier qu’un employé est tenu de porter pendant ses heures de travail. Si un employeur déduit des gains pour un équipement de protection individuelle (EPI), cette mesure relèverait de l’alinéa 12c) qui porte sur les retenues et les gains (Deductions and Earnings) et exigerait l’autorisation écrite de l’employé.

En vertu du code de santé et sécurité au travail (Occupational Health and Safety Code), un employeur est tenu de fournir un appareil de protection respiratoire aux travailleurs lorsque cela est nécessaire. Pour les autres types d’EPI, les employeurs doivent s’assurer que les travailleurs utilisent l’équipement (c.-à-d. ne précise pas que l’employeur doit en fournir un). Dans la pratique, les employeurs paient souvent tous les frais des EPI. Dans certaines industries, comme la construction où les travailleurs changent parfois d’employeur souvent, on s’attend généralement à ce que les travailleurs fournissent leurs bottes de sécurité, leur casque de protection et leurs gants de travail.

Malfaçon

Les retenues pour la malfaçon ne sont pas autorisées. La malfaçon comprend tout acte ou toute omission d’un employé qui entraîne une perte pour l’employeur.

Les dommages accidentels subis à un véhicule ou à de l’équipement d’un employeur et les erreurs de production sont des exemples de malfaçon.

Insuffisance de fonds ou perte de biens

Des retenues pour insuffisance de fonds ou perte de biens ne peuvent pas être faites sur le salaire de l’employé si d’autres personnes ont accès à des fonds ou à des biens, notamment l’accès par l’employeur ou son représentant, d’autres employés ou des clients.

Dans les situations où de l’argent est manipulé, l’employé doit être autorisé à compter son fonds de caisse, déclarer ses ventes et effectuer sa comptabilité de caisse. Sauf si ces conditions sont réunies et que l’employé donne son autorisation écrite, l’employeur ne peut pas faire de retenues pour une insuffisance de fonds ou la perte de biens.

Le défaut de recouvrer un paiement comme des débrayages dans un bar ou un restaurant, un vol d'essence à la pompe dans une station-service ou de la casse dans un restaurant sont des exemples d’insuffisances de fonds ou de pertes de biens.

Déposer une plainte

Si un employé croit que son employeur ne respecte pas les règles du Code des normes d’emploi, il peut déposer une plainte.

Les plaintes peuvent être déposées pendant que l’employé est toujours en poste, et jusqu’à six mois après son dernier jour d’emploi.

Code sur les normes d’emploi

L’article 12 du code sur les normes d’emploi (Employment Standards Code) limite les retenues que les employeurs sont autorisés à effectuer sur la paye d’un employé.

Renseignements

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