Subvention pour les initiatives collaboratives

Pour faire une demande au titre de la SDO du PIC, les initiatives collaboratives ou leur agent financier doivent respecter les critères suivants :

• être en mesure de fournir les états financiers d’au moins un exercice financier;
• faire en sorte que tous les membres de l’initiative collaborative, comme les organismes sans but lucratif, les organismes de bienfaisance, les associations, les agences ou les organismes communautaires, prouvent leur engagement envers l’initiative;
• répondre à un besoin communautaire ou régional (par exemple, soutien aux nouveaux arrivants, soutien en matière de violence fondée sur le genre, enseignement de l’art) et/ou d’un enjeu concernant un aspect particulier (par exemple, accroissement du bénévolat, soutien à la main-d’œuvre d’un organisme sans but lucratif);
• comprendre au moins deux organismes membres de l’initiative collaborative;
• avoir une adresse en Alberta, qui doit être régulièrement surveillée par un membre actif de l’initiative;
• faire en sorte que l’agent financier soit un organisme sans but lucratif;
  • Les municipalités, les organismes à but lucratif et les particuliers peuvent prendre part à une initiative collaborative, mais ne peuvent pas lui servir d’agent financier. 
  • Les membres de l’initiative collaborative doivent être majoritairement des organismes sans but lucratif admissibles.
• être en fonction depuis au moins une année complète et être en règle conformément à l’une des lois énumérées ci-dessous.

Lois de l’Alberta

• loi sur les sociétés agricoles (Agricultural Societies Act)
• loi sur les sociétés par actions (Business Corporations Act) (partie 21, sociétés extraprovinciales)
• loi sur les compagnies (Companies Act) (partie 9, sociétés sans but lucratif)
• loi sur les bibliothèques (Libraries Act)
• loi sur l’éducation postsecondaire (Post-secondary Learning Act)**
• loi sur les sociétés (Societies Act)
• une loi spéciale de l’Assemblée législative de l’Alberta (Special Act of the Alberta Legislature)
• loi sur les établissements métis (Metis Settlements Act)**

Lois fédérales

• Loi sur les Indiens**
• une loi spéciale du Parlement du Canada
• Loi de l’impôt sur le revenu (organisme de bienfaisance enregistré)

** Possibilité de faire une demande seulement en vertu de la catégorie de financement des initiatives collaboratives 

Si le demandeur ne sait pas s’il est en règle en vertu de l’une de ces lois, il peut communiquer avec un des organismes de constitution en société suivants :

• tableau de bord de la liste des organismes sans but lucratif (Non-profit listing dashboard);
• registre des sociétés albertaines au 780-427-7013 ou à [email protected];
• Agence du revenu du Canada – Liste des organismes de bienfaisance.

Les initiatives collaboratives et les agents financiers suivants ne sont pas admissibles aux demandes de financement au titre de la SDO du PIC:

• les initiatives collaboratives qui avantagent principalement des personnes ou des entités situées en dehors de l’Alberta;
• les organismes de collecte de fonds pour des organismes à but lucratif ou des associations d’affaires;
• les initiatives collaboratives pour lesquelles un membre n’a pas encore présenté son rapport à la suite d’une subvention du ministère ou pour lesquelles le rapport est incomplet.

Remarque : Qu’une initiative collaborative, un organisme ou un agent financier soit admissible ou non, s’il ne se conforme pas aux lois de la province de l’Alberta, il ne sera pas pris en considération.

Veuillez consulter la fiche de renseignements pour les initiatives collaboratives (Resource Document for Collaboratives) pour obtenir d’autres exemples. 

• Coûts liés aux plans d’action en vue de changements à une communauté ou à un secteur
• Études de marché et/ou de faisabilité
• Planification stratégique
• Mises à niveau technologiques, formation et achat de petit matériel 
• Déplacements essentiels en Alberta
• Dépenses en communications et en développement de marketing 
• Fournitures de bureau et fournitures liées au programme 
• Salaires et autres rémunérations 
• Frais de démarrage pour nouvelles initiatives collaboratives seulement
  • Les frais de démarrage sont les dépenses initialement engagées pour la création d’une nouvelle initiative collaborative, comme les honoraires juridiques, les frais de permis, les stocks, les homologations, etc.

• Événements, spectacles, festivals, célébrations et coûts connexes 
• Frais de démarrage pour initiatives collaboratives établies seulement
  • Les frais de démarrage sont les dépenses initialement engagées pour la création d’une nouvelle initiative collaborative, comme les honoraires juridiques, les frais de permis, l’inventaire, les homologations, etc.  
• Remboursement d’un emprunt ou réduction d’un déficit
• Fonds de dotation
• Dépenses d’immobilisations ou d’installations d’envergure
• Coûts engagés avant la date de présentation de la demande
• Dépenses couvertes par d’autres subventions communautaires 

• Lisez les directives du programme de la SDO du PIC (CIP ODC Program Guidelines).
• Passez en revue la fiche de renseignements pour les initiatives collaboratives (Resource Document for Collaboratives).

Questions à examiner :

• Votre initiative collaborative est-elle admissible? (sections 3, 19 et 20 des directives)
• Les dépenses prévues à votre budget sont-elles admissibles? (fiche de renseignements pour les initiatives collaboratives)

Vous devez disposer d’un compte Front Office pour présenter votre demande.  Si vous avez déjà un compte Front Office actif et des identifiants de connexion, passez à l’étape 3.

Important : En raison du nombre élevé de demandes d’inscription au portail, veuillez vous inscrire pour avoir un compte Front Office au plus tard 10 jours ouvrables avant la date limite de présentation des demandes.

• Téléchargez et remplissez le formulaire d’inscription (Registrant Form). Sélectionnez « subventions communautaires » dans la catégorie de programme.
• Envoyez le formulaire dûment rempli par courriel à [email protected].
• Une fois la demande traitée, chaque utilisateur recevra un courriel contenant les identifiants de connexion et les instructions pour accéder au portail Front Office.

Pour obtenir de l’aide, consultez le guide d’utilisation de Front Office (Front Office User Guide) et regardez nos tutoriels ici : Préparer et soumettre une demande de subvention.
Avez-vous besoin d’aide pour vous connecter ou réinitialiser votre mot de passe? Contactez-nous à l’adresse suivante : [email protected].

Vous devrez fournir d’autres documents pour remplir votre demande dans Front Office. Vos documents devraient comprendre ce qui suit :

• une liste des membres du conseil indiquant le nom et les coordonnées des dirigeants;
• vos états financiers récemment approuvés et signés :
  • les états financiers de l’exercice le plus récent comportant la signature de deux personnes autorisées sur le bilan;
• le formulaire de demande de versement électronique (Application for Electronic Payment) dûment rempli et un chèque annulé. Consultez l’exemple du formulaire de demande de payement électronique (AEP Sample) pour obtenir de l’aide afin de remplir le formulaire.
• des lettres de soutien (facultatif);
• une lettre d’entente ou d’engagement attestant du fait que tous les partenaires de l’initiative collaborative :
  • acceptent le contenu de votre demande, et
  • acceptent d’être contactés dans le cadre du sondage d’évaluation du programme dont il est question à la section des exigences de rapport final se trouvant dans les directives du programme de la SDO du PIC (CIP ODC Program Guidelines);
• la lettre d’entente ou d’engagement doit :
  • contenir la liste de tous les partenaires de l’initiative collaborative,
  • être signée par un signataire légalement autorisé au nom de chacun des partenaires de l’initiative collaborative, et
  • fournir les coordonnées de chaque partenaire, comprenant ce qui suit :
    • le nom, le titre de poste au sein de l’organisme, le numéro de téléphone de jour et l’adresse courriel des signataires légalement autorisés,
    • leur adresse civique (numéro et nom de rue, municipalité, province et code postal), et
    • leur adresse postale, si elle diffère de leur adresse civique (numéro et nom de rue, municipalité, province et code postal);
• la description de poste de tout membre du personnel dont le poste fait l’objet d’une demande de financement;
• des devis ou des sources d’estimations pour toutes les demandes de financement liées aux nouveaux coûts, comme l’embauche d’un nouveau membre du personnel, des coûts ponctuels, comme les achats de petit matériel (devant se chiffrer à moins de 5 000 $) faisant partie intégrante des opérations de l’initiative collaborative ainsi que les activités à faire ou les mesures à prendre par un entrepreneur ou une entité externe à l’initiative :
  • des devis ou des sources d’estimations ne sont pas nécessaires pour les coûts permanents, comme les coûts administratifs, mais en cas de doute, veuillez communiquer avec le bureau des subventions communautaires;
• si l’initiative collaborative est officiellement constituée en société, la liste à jour de ses membres du conseil, comprenant le nom, le titre de poste, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de chaque membre.

Important : Vous pourrez télécharger le formulaire de demande de versement électronique lorsque vous ferez votre demande en ligne dans le portail Front Office.

Il y a deux types de demandes, dépendant de l’état de votre initiative collaborative. Jetez un coup d’œil aux échantillons de questions de chaque type de demande avant d’ouvrir une session dans le GATE Front Office. 

• Initiative établie – échantillon de demande (Established - sample application) : Cette demande convient aux organismes dont le partenariat ou la collaboration est bien établi et dont la structure est claire, les rôles sont bien définis et le dossier de collaboration est évident.
• Initiative en phase de démarrage – échantillon de demande (Start-up - sample application) : Cette demande convient aux organismes qui commencent à former un partenariat ou une collaboration, y compris les organismes qui explorent de nouvelles relations ou qui sont en train d’officialiser une idée ou une approche commune.

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• Au cours du processus d’examen, le personnel du programme peut communiquer avec les demandeurs afin d’obtenir des renseignements.
• La notification des décisions de financement sera envoyée par courriel aux personnes-ressources mentionnées dans la demande environ six mois après la date limite de présentation des demandes. Veuillez communiquer avec le bureau des subventions communautaires si ces renseignements changent.